Case: Eurajoen kunta
Eurajoen kunnan tavoitteena oli hankkia toimintavarma varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa automaatioratkaisut sekä modernit ja sujuvat työskentelytavat varhaiskasvatuksen arkeen, palveluohjaukseen ja hallintoon. Uuden järjestelmän tulisi olla sekä tietoturvallinen että täyttää tietosuojaan liittyvät vaatimukset.
Eurajoen kunnassa on käytössä varhaiskasvatuksessa järjestelmä, joka on tulossa elinkaarensa päähän, ja käytön tuki oli loppumassa. Uuden järjestelmän kilpailutuksen kanssa Eurajoen kunta pyysi konsulttiapua toiminnallisten tarpeiden ja vaatimusten määrittelyyn, tarjouspyynnön laatimiseen sekä tarvittavien liitetiedostojen tuottamiseen. Työskentely tapahtui työpajamaisesti ja vahvasti eri toimijoita osallistaen.
Onnistunut tietojärjestelmän käyttöönotto lähtee liikkeelle onnistuneesta tarpeen ja tavoitteiden määrittelystä. Tietojärjestelmämuutos jakaantuu tekniseen ja toiminnallisuuteen osuuteen. Toiminnallisen osuuden käyttöönotto ja prosessimuutokset ovat teknistä käyttöönottoa monitahoisempi kokonaisuus. Tämä edellyttää muutosjohtamisen ja ihmisten johtamisen menetelmien, digitalisaation sekä prosessien kehittämisen taitavaa yhdistelyä. Tämän vuoksi on tärkeää, että jo tulevan järjestelmän määrittelyvaiheessa mukana on eri käyttäjäprofiilien edustajia. Tällöin saadaan rakennettua heti alkuvaiheessa vahva yhdessä tekemisen meininki. Tärkeää on myös huomioida eri käyttäjäkunnan tarpeet sekä arvioida niiden vaikuttavuutta hankinnan kokonaiskuvassa.
Tietojärjestelmän uudistaminen on aina myös otollinen kohta arvioida olemassa olevien toimintatapojen uudistamistarpeita. Liikkeelle voidaan lähteä nykyisten työprosessien analysoinnilla. Tämä auttaa tunnistamaan, missä digitalisaatio voi tuoda lisäarvoa. Uusi järjestelmä voi tuoda mahdollisuuksia työtehtävien uudelleen jakamiseen tai sujuvoittaa tiimityöskentelyä. Tämän vuoksi on hyvä ottaa heti alkuun käyttäjiä mukaan valintaprosessiin, sillä heidän kokemuksensa vaikuttavat siihen, miten hyvin uusi järjestelmä otetaan käyttöön.
Jo ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä Tanja vakuutti meidät asiantuntevalla, selkeällä ja luontevalla tavalla, jolla hän otti asiamme käsittelyyn. Hänen tapansa työskennellä tavoitteiden suuntaan meitä kuunnellen ja tarkasti tarpeitamme huomioiden herätti luottamusta, ja hän oli sen luottamuksen arvoinen.
Tanja oli täsmällinen, nopeasti tavoitettavissa ja kuunteleva. Hänen vankka osaamisensa tuli esille koko yhteisen työskentelymme aikana. Hän pystyi nopealla aikataululla laatimaan selkeän, tarkan ja pitävän suunnitelman, joka vei kilpailutuksemme oikea-aikaisesti loppuun saakka, Tanja oli todellakin mestari pitämään asiakokonaisuudet aikataulussa!
Kaiken lisäksi hänen kanssaan oli mukavaa työskennellä ja jokaisesta kohtaamisesta saatoimme jatkaa luottavaisesti ja hyvillä mielin eteenpäin.
Eurajoen kunta
Eurajoen kunta sijaitsee Satakunnassa. Asukkaita Eurajoella on rapeat 9000. Eurajoesta on muodostunut Suomen energiatuotannon keskus. Olkiluodon voimala tuottaa jo nyt noin viidenneksen koko Suomessa käytettävästä sähköstä. Olkiluoto tuo arkeen myös kansainvälistä eloa: asukasmäärään suhteutettuna Eurajoki on Suomen kansainvälisin kunta. Eurajoen kunnan palveluksessa työntekijöitä on noin 460.
