Case: Heinolan kaupunki
Heinolan kaupunki rakensi käyttäjälähtöisen kilpailutuksen yhdessä
Miten varmistetaan, että uusi järjestelmä toimii oikeasti käyttäjien arjessa? Heinolan kaupungin varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksessa rakennettiin yhdessä selkeä tavoitetila sille, millaista arkea uudella järjestelmällä halutaan tukea nyt ja tulevaisuudessa.
Tavoitteet asetettiin kunnianhimoisesti. Heinolassa haluttiin löytää ratkaisu, joka tekee arjesta mahdollisimman sujuvaa niin päiväkotien henkilöstölle, huoltajille kuin hallinnollekin. Samalla tavoitteena oli hyödyntää automatiikkaa aiempaa enemmän ja varmistaa, että järjestelmä tukee modernia palveluohjausta sekä helppoa tiedonkulkua eri käyttäjäryhmien välillä.
Mukana valmistelussa oli alusta asti eri käyttäjäryhmien edustajia – juuri niitä ihmisiä, jotka järjestelmää tulevat työssään ja arjessaan käyttämään.
Wimmaa toimi Heinolan kaupungin kumppanina kilpailutuksen valmistelussa vaatimusmäärittelystä käyttötapausdemoihin ja tarjousten vertailuun asti.
Yhteinen tekeminen näkyi koko prosessissa
Projektin ytimessä oli vahva yhteistyö. Kilpailutusta rakennettiin yhdessä varhaiskasvatuksen asiantuntijoiden, hankinnoista vastaavien sekä IT:n edustajien kanssa. Työpajoissa määriteltiin toiminnallisia tarpeita, laatukriteereitä ja integraatiovaatimuksia samalla, kun rakennettiin yhteistä ymmärrystä siitä, millainen järjestelmä aidosti tukee varhaiskasvatuksen arkea tulevaisuudessa.
Yhteinen valmistelu auttoi tunnistamaan myös ne kohdat, joissa arkea haluttiin aidosti helpottaa ja sujuvoittaa. Tavoitteena ei ollut vain uusi järjestelmä, vaan ratkaisu, joka vähentää manuaalista työtä ja tekee päivittäisestä tekemisestä mahdollisimman mutkatonta kaikille käyttäjille.
Käyttötapausdemot toivat käyttäjät aidosti mukaan arviointiin
Projektin kiinnostavin ja uudenlainen elementti olivat käyttötapausdemot. Järjestelmätoimittajat esittelivät ratkaisujaan konkreettisten arjen tilanteiden kautta, jolloin arviointi perustui käytännön toimivuuteen – ei vain ominaisuuslistoihin.
Arviointiraadissa oli mukana eri käyttäjäryhmien edustajia, mikä toi vertailuun monipuolisia näkökulmia käyttäjäystävällisyydestä, työn sujuvuudesta ja asiakastarpeiden huomioimisesta. Käyttötapausdemot toivat arviointiin aivan uudenlaista konkretiaa. Oli arvokasta, että mukana oli eri käyttäjäryhmien edustajia, jolloin järjestelmiä pystyttiin arvioimaan aidon arjen näkökulmasta.
Yhteistyöllä kohti toimivampaa arkea
Heinolan kaupungin projekti osoitti, että onnistunut järjestelmähankinta syntyy parhaimmillaan yhteisestä tekemisestä. Kun käyttäjät osallistetaan aidosti mukaan ja järjestelmiä arvioidaan käytännön työn näkökulmasta, saadaan ratkaisuja, jotka tukevat toimintaa pitkälle tulevaisuuteen.
Yhteinen valmistelu rakentaa myös vahvaa pohjaa myös tulevalle käyttöönotolle. Järjestelmän käyttöönotto on aina iso ponnistus ja vaatii paljon yhteensovittamista, uuden oppimista sekä arjen muutosten hallintaa. Kun ihmiset ovat päässeet osallistumaan valmisteluun jo varhaisessa vaiheessa, syntyy yhteinen ymmärrys tavoitteista ja tunne siitä, että ollaan samassa veneessä. Juuri tämä yhteinen tekeminen luo käyttöönotolle tärkeän tukipilarin ja vahvan perustan onnistua myös muutoksen keskellä.
Valmennustalo Wimmaa / Tanja Peltovuoma toimi Heinolan kaupungin varhaiskasvatuksen asiantuntijakumppanina vaativassa toiminnanohjaus- ja asiakasjärjestelmän hankintakokonaisuudessa. Hankinnan tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka muodostaa yhtenäisen ja koko organisaatiota palvelevan kokonaisuuden – ja tässä tavoitteessa onnistuttiin erinomaisesti.
Tanja vastasi projektin läpiviennistä määrätietoisesti ja vahvalla ammattitaidolla. Hänellä on syvällinen ymmärrys varhaiskasvatuksen toimintaympäristöstä, joka mahdollisti Heinolan kaupungin varhaiskasvatuksen erityispiirteiden omaksumisen nopeasti. Tanja osasi viedä kokonaisuutta eteenpäin hallitusti ja aidosti asiakaslähtöisesti.
Yhteistyö oli koko hankkeen ajan sujuvaa, tavoitteellista ja luottamukseen perustuvaa. Projektin aikana Tanja toi työhön selkeyttä, systemaattisuutta ja vaikuttavaa asiantuntijuutta. Hänen kykynsä kuunnella, kiteyttää olennaiset tarpeet ja sanoittaa ne selkeästi loi vahvan perustan onnistuneelle lopputulokselle. Aikataulut pitivät ja sovitut asiat etenivät johdonmukaisesti – yhteistyö oli avointa, vaivatonta ja rakentavaa.
Yhteistyö Tanjan kanssa vahvisti Heinolan varhaiskasvatuksen osaamista ja varmisti hankkeen onnistuneen toteutuksen. Olemme erittäin tyytyväisiä saamaamme palveluun ja suosittelemme Valmennustalo Wimmaata ja Tanja Peltovuomaa lämpimästi vaativiin julkisen sektorin kehittämis- ja hankintaprojekteihin.
Heinolan kaupunki
Heinola on noin 17 700 asukkaan kaupunki Päijät-Hämeessä, joka tunnetaan luonnonläheisestä ympäristöstään, aktiivisesta kesäelämästään ja vahvasta yhteisöllisyydestään. Kaupunki sijaitsee Kymijoen ja Päijänteen vesistöjen äärellä kansallisen kaupunkipuiston alueella, mikä näkyy vahvasti myös kaupungin identiteetissä ja viihtyisyydessä. Heinolan strategia “Hyvä kasvaa Heinolassa” painottaa hyvinvointia, uudistumista ja sujuvaa arkea asukkaille. Kaupungissa yhdistyvät toimivat palvelut, hyvä saavutettavuus valtatie 4:n ansiosta sekä monipuoliset vapaa-ajan mahdollisuudet.
